La legge di Parkinson

Altra puntata legata al mondo delle stime, sicuramente uno degli aspetti più controversi nel mondo del software. Come per altro è controversa questa legge enunciata dallo storico britannico Cyril Northcote Parkinson nel libro “The Parkinson’s Law“.

Parkinson scrisse questo libro a seguito di un articolo satirico che scrisse sull’Economist in cui ironizzava sulla burocrazia; e dai temi dell’articolo ne trasse ispirazione per scrivere un libro in cui in modo satirico e spesso cinico, parlava dei difetti della burocrazia, sopratutto in merito alla gestione delle attività e del tempo all’interno delle pubbliche amministrazioni.

E formulò questa legge:

Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo

Se Hofstadter sosteneva che è difficile stimare una attività e il tempo che verrà impiegato è sempre superiore a quanto stimato, Parkinson cambia il punto di vista e sostiene che il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo necessario, quasi a sottolineare come alla base ci sia una gestione delle attività nel tempo non corretta.

La legge di Parkinson è anche nota come Sindrome dello Studente, ovvero la sindrome di quello studente che pur avendo avuto tanto tempo a disposizione, finisce per studiare molto le ultime 24h prima dell’esame. Quello che Parkinson postula è che il tempo necessario per eseguire una attività non dipende dalla complessità dell’attività (o almeno entro certi limiti), ma dipende dal tempo che si ha a disposizione: più tempo si ha a disposizione e più lavoro verrà eseguito per completare l’attività.

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D’altronde, se l’arrivo è posto molto in avanti, allora si tenderà a percorrere le prime parti con molta più tranquillità.

E se si ha una settimana per completare una attività, si agirà, anche irrazionalmente, per fa crescere il lavoro per prendersi tutto il tempo a disposizione; esempio: se si ha una settimana di tempo per verniciare un cancello, non si cercherà di chiudere l’attività in un giorno, ma si organizzerà il tempo e le attività da fare, prendendosi tutto il tempo a disposizione, andando a eseguire l’attività con calma, senza fretta, con precisione certosina, con approcci più dispendiosi; se invece occorre completare in mezza giornata, allora si farà in modo tale da essere veloci, focalizzati, strutturati, evitando sprechi di tempo, e con livelli di qualità non maniacali.

Parkinson tutto ciò lo ribalta sulla burocrazia e la PA, riportando tutta una serie di inefficienze della burocrazia dovuto a questo atteggiamento umano alla gestione del tempo e all’importanza che psicologicamente diamo alle attività che richiedono più lavoro.

Parkinson 1

La deformazione arriva al punto tale che in una organizzazione succede che chi vuole sentirsi importante deve mostrarsi sempre occupato e quindi cercherà di “inventarsi” il lavoro pur di occupare tutto il tempo a disposizione e dimostrare di non avere tempo.

Tornando sui temi della gestione del tempo, l’intuizione di Parkinson trova un forte parallelismo con il Principio di Pareto; Parkinson suggerisce che nel portare avanti una o più attività, più tempo si ha a disposizione e più lo sforzo verrà dilazionato nel tempo; d’altronde il principio di Pareto ci suggerisce che l’80% del valore di una attività viene conseguito nel 20% del tempo.

Ma cosa c’entra la Legge di Parkinson con il mondo del software? Ovviamente c’entra perché un qualunque progetto software è fatto di tante attività, tanti task, e per ogni task c’è un tempo entro il quale completarlo. E la gestione delle energie e del tempo sono essenziali per la riuscita di un progetto.

Ad una prima lettura la legge di Parkinson sembra mettere in cattiva luce chi lavora sulle stime o chi lavora su un progetto, quasi colpevole del fatto che non massimizza lo sforzo per i risultati del progetto, ma anzi gestisce il tempo in maniera disuniforme, aumentando gli sforzi solo in vista della scadenza.

In realtà non è così; il focus di questa legge è sulla necessità di imparare a gestire il proprio tempo, senza il quale si incorre nei rischi raccontati da Parkinson. In un progetto software (ma non solo) è molto importante gestire il tempo a disposizione focalizzando le persone sugli obiettivi del progetto, man mano che si va avanti. Come si fa a trasformare la legge di Parkinson in un vantaggio? La parola magica è Timeboxing

Il concetto è abbastanza semplice: se la legge di Parkinson ci dice che siamo portati a organizzare il lavoro sulla base del tempo a disposizione, dilazionando gli sforzi sopratutto sulle fasi finali, allora il segreto sta nel suddividere il nostro tempo in tanti slot più piccoli e nel porci degli obiettivi per ogni slot, per far si che saremo portati a lavorare pensando di avere uno slot di tempo ridotto.

In altre parole occorre organizzare il proprio tempo e il progetto in una sequenza di fasi timeboxed, ovvero con data di inizio e fine specifici e limitati; questo fa sì che psicologicamente saremo portati a gestire le nostre energie in un tempo limitato per raggiungere lo scopo previsto da ogni fase timeboxed, dimenticandoci della data di completamento complessiva, e rimanendo focalizzati sull’obiettivo a breve. In questo modo si va a sfruttare a proprio favore la legge di Parkinson e si ha una gestione del tempo e delle energie tale per cui si è molto più produttivi e si raggiungono livelli di qualità superiori.

Questa tecnica di gestione del tempo è alla base della Tecnica del Pomodoro Immagine correlataideata da Francesco Cirillo, che illustra come poter gestire al meglio il proprio tempo giornaliero nell’eseguire le attività previste, suddividendo le nostre attività in “pomodori” di 25m in cui restare focalizzati e concentrati sull’obiettivo che ci si è posti in quello slot di tempo. Alla fine della giornata si registrerà un raggiungimento di risultati molto alti, Sono tecniche spesso molto frequenti tra i developer per concentrarsi sulle attività e gestire il proprio tempo evitando disturbi esterni.

Ma i legami con il mondo del software non finiscono qui.

Metodologie Agili come Scrum sono fortemente ispirati dalla legge di Parkinson: dividere un progetto in più fasi, avere ogni fase timeboxed e ben specificata con obiettivi, focalizzare gli sforzi sugli obiettivi di ogni fase, misurare la velocity per tutta la durata del progetto, di fatto sono il cuore della gestione del tempo del progetto all’interno del framework Scrum, sono alla base della gestione degli Sprint

La capacità di Scrum di essere fortemente produttivo, di essere fortemente adattivo e di garantire alta probabilità di raggiungimento degli obiettivi di un progetto, sono proprio dovuti alla sua capacità di aver capito la legge di Parkinson e di aver fatto proprie le tecniche per sfruttarla al meglio.

Anche in questo caso, le metodologie agili dimostrano di aver posto le proprie basi su aspetti psicologici e comportamentali specifiche dell’uomo, più di altre metodologie di gestione progetti, ottenendo un mix di approcci organizzative, tecniche e  strumenti che garantiscono elevati livelli di qualità.

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